I tempi corrono, nel lontano 1953 venne istituita la legge che obbligava il datore di lavoro a “consegnare all’atto della corresponsione della retribuzione, un prospetto paga”. Il prospetto paga doveva inoltre essere consegnato contestualmente con il pagamento della retribuzione.
La legge è ancora in vigore, ma il mondo è cambiato, corre più veloce e corre attraverso la fibra ed internet.
Ci si chiede allora se nel 2018 si può adempiere all’obbligo di legge, previsto oramai da 65 anni, sfruttando le tecnologie attuali.
Già nel 2008, dieci anni fa, il Ministero era intervenuto in merito, non ravvisando motivi ostativi all’invio del prospetto paga con posta elettronica, purchè vi fosse la prova legale dell’effettiva consegna al lavoratore alla scadenza prevista per il pagamento della retribuzione.
Sempre il ministero precisava che il cedolino paga, in formato PDF, potesse essere inviato tramite posta elettronica a patto che l’indirizzo utilizzato fosse personale del lavoratore e che il file allegato fosse provvisto di password riservata.
Se praticamente tutti ormai sono dotati di un indirizzo E-Mail, non tutti in realtà posseggono una PEC, una Posta Elettronica Certificata; questa mancanza fa sì che l’invio del cedolino tramite e-mail normale non è opponibile al terzo, non permette cioè di dimostrare la tracciabilità dell’avvenuto adempimento e, si sa, la prova dell’avvenuta consegna è sempre a carico del datore di lavoro.
Tradotto, se un lavoratore contesta di non aver ricevuto il documento, l’azienda in tal caso dovrà comunque produrre il documento in forma cartacea per consegnarlo a mano come si faceva nel 1953, con firma per ricevuta.
Nel 2012 il Ministero del Lavoro si è ulteriormente espresso, formalizzando la possibilità che la busta paga sia consegnata anche mediante la collocazione del prospetto su di un sito web dotato di area riservata ed accesso limitato al solo dipendente.
In conclusione quindi, la consegna della busta paga mensile tramite Email o tramite portale Web è lecita ed in più risulta essere molto più sicura ai fini della nuova normativa sulla privacy, rispetto alla consegna cartacea a mano, ovviamente con una certa “accuratezza”.
L’abitudine di avere i dipendenti fuori dalla porta in coda per ritirare la busta paga non ha più alcun senso nel 2018, la E-mail o il portale web riducono i tempi e quindi i costi e soprattutto rispettano la privacy.
L’argomento è stato qui trattato volutamente in modo sintetico e semplificato ad uso esclusivo dei clienti dello Studio.