Quando un lavoratore utilizza il proprio automezzo, per svolgere spostamenti all’esterno dell’azienda e su richiesta del datore di lavoro, ha diritto a vedersi indennizzate le spese sostenute.

Innanzitutto le uscite devono essere sempre autorizzate per iscritto, il lavoratore cioè non può mai di sua iniziativa abbandonare il posto di lavoro, nemmeno per svolgere prestazioni a favore dell’azienda, se prima non sia stato specificatamente autorizzato.

Al termine di ogni mese inoltre, il lavoratore deve autocertificare in modo dettagliato le uscite di servizio, indicando il giorno, il luogo, il motivo, i chilometri percorsi ed il mezzo utilizzato.

L’ammontare dell’indennità che spetta al lavoratore è determinata tenendo conto della percorrenza, del tipo di automezzo usato e del costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura e, soprattutto, è determinata dal datore di lavoro sulla base di elementi concordati sia diretti che indiretti.

Si tratta di un importo da indicare in via generale sempre in busta paga; importo che risulta esente sia fiscalmente che contributivamente, a condizione però che vengano utilizzati a riferimento i valori previsti dalle tabelle ACI, aggiornati ogni sei mesi, prendendo a riferimento le percorrenze medie annue ivi riportate.

Il rimborso è inoltre deducibile nel limite di quello previsto per le vetture con potenza pari a 17 cavalli fiscali, se alimentate a benzina, oppure 20 cavalli fiscali, se l’alimentazione è diesel.

Il sistema di calcolo delle tabelle ACI (http://www.aci.it/i-servizi/servizi-online/costi-chilometrici.html) prende in considerazione sia i costi diretti, quale il carburante utilizzato, sia il deperimento del mezzo per l’usura (esempio gomme e olio).

È anche vero che azienda e dipendente possono prevedere un importo più alto rispetto la tabella ACI, ma la parte eccedente dovrà essere considerata fiscalmente e contributivamente rilevante.

Si precisa che l’automezzo utilizzato può anche non essere di proprietà del lavoratore, quello che conta è che non si tratti di mezzo aziendale.

I rimborsi per tragitti nel territorio comunale non sono mai esenti, così come non sono esenti eventuali rimborsi dati al lavoratore per effettuare il tragitto casa/azienda e viceversa.

L’argomento è stato qui trattato volutamente in modo sintetico e semplificato, ad uso esclusivo dei clienti dello studio. Si rimane a disposizione per ogni eventuale ulteriore approfondimento.